Seit 1. April 2017 müssen Registrierkassen über eine Sicherheitseinrichtung verfügen. Diese dient dem Schutz vor Manipulation der in der Registrierkasse gespeicherten Daten. Neben der Verkettung und Signierung der Einzelumsätze dienen die Start-, Monats- und Jahresbelege als zusätzliche Sicherheit für die Gewährung der vollständigen Erfassung der Umsätze in der Registrierkasse. Aus diesem Grund werden Jahresbelege ebenfalls signiert und in die Belegkette eingeflochten. Darüber hinaus müssen Jahresbelege wie Startbelege geprüft werden.
Daher haben Unternehmer am Ende des Kalenderjahres bzw. am letzten Tag der getätigten Umsätze, grundsätzlich bis zum 31. Dezember, den Jahresbeleg herzustellen, auszudrucken und aufzubewahren. Zusätzlich dazu ist der am Jahresbeleg befindliche QR-Code mittels einer eigenen Handy-App (BMF Belegcheck-App) zu überprüfen indem der aufgedruckte QR-Code mit der Handy-App gescannt wird und der zuvor über FinanzOnline angeforderte Sicherheitscode in die Handy-App eingetippt wird. Danach erscheint ein grünes Häkchen, das die ordnungsmäßige Prüfung dokumentiert.
Der Monatsbeleg für Dezember ist gleichzeitig der Jahresbeleg. Wie der Monats- bzw. Jahresbeleg zu erzeugen ist findet sich in der Bedienungsanleitung der Kasse oder kann beim Kassenhersteller oder -händler nachgefragt werden.
Die Prüfung (mittels Handy-App) muss spätestens bis zum 15. Februar des Folgejahres durchgeführt werden.
Bei Saisonbetrieben (zB Schwimmbad) kann die Erstellung und Prüfung des Jahresbeleges auch zu Saisonende, spätestens jedoch vor Beginn der unternehmerischen Tätigkeit im neuen Jahr erfolgen.
Bei Unternehmen, deren Öffnungszeiten über Mitternacht hinausgehen, ist es möglich, den Jahresbeleg nach Ende der Öffnungszeiten zu erstellen, spätestens allerdings am nächsten Öffnungstag, sofern dieser zeitnah stattfindet (etwa eine Woche).
Bei Betrieben, die rund um die Uhr geöffnet haben, kann, wenn es der Geschäftsbetrieb zulässt, der Jahresbelege auch vor oder nach Mitternacht erstellen werde. Der Zeitpunkt des Jahresbeleges soll in diesem Fall mit dem Jahresabschluss des Erfassungssystems zusammenfallen.