Die wichtigsten Änderungen und Klarstellungen zur Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht

Die wichtigsten Änderungen und Klarstellungen zur Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht

kassa

Die wichtigsten Änderungen und Klarstellungen aufgrund des Erlasses zur Einzelaufzeichnungs-, Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht

Anwendung ab 1.1.2016

Der vom BMF Mitte November veröffentlichte Erlass zur Einzelaufzeichnungs-, Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht beinhaltet neben allgemeinen Grundsätzen zur Nutzung von Registrierkassen – wie die richtige Erfassung, Speicherung und Zurverfügungstellung der Daten oder die Definition von zu erfassenden Geschäftsvorfällen –  eine Reihe von Klarstellungen. Die nachfolgende Aufzählung soll die wichtigsten Punkte beschreiben:

  • Durchlaufende Posten (zB Ortstaxe, Stempelgebühren, Lottoumsätze bei Trafiken) sind aufzeichnungspflichtig. Sie zählen nicht zu den Barumsätzen, sind aber als Bareingang in der Registrierkasse desjenigen, der den Barbetrag kassiert einzeln zu erfassen. Im System sind sie als Null%-Umsatz zu kennzeichnen und ab 2017 zu signieren.
  • Für österreichische Unternehmer besteht für Barumsätze, die im Ausland verwirklicht werden, keine Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht.
  • Ausländische Unternehmer, die im Inland Barumsätze tätigen, unterliegen den gesetzlichen Verpflichtungen der §§131a und 132a BAO – also auch der Kassen- und Belegerteilungspflicht.
  • Spenden sind kein Barumsatz (wenn keine Gegenleistung). Aufrundungen bei Spendenveranstaltungen von Zahlungsbeträgen für erbrachte Leistungen sind jedoch Barumsätze (zB Zahlungsbetrag von 2,50 Euro für ein Getränk wird aufgerundet auf 5 Euro).
  • Trinkgelder für den Unternehmer sind Bareinnahmen; Trinkgelder für Arbeitnehmer sind wie durchlaufende Posten zu behandeln.
  • Das Becherpfand wird als Teil des Getränkekaufes gesehen.
  • Der Verkauf eines Wertgutscheins (freie Wahl beim Kauf der Ware) ist kein steuerbarer Vorgang. Die Erfassung in der Kasse ist mit der Bezeichnung „Bonverkauf“ und Null %-Umsatz zweckmäßig (nicht zwingend). Bei Einlösung ist der Gutschein als Barumsatz in der Kasse zu erfassen.
  • Der Verkauf sonstiger Gutscheine für eine konkrete Leistung/Lieferung ist schon beim Verkauf ein Barumsatz und in der Kassa zu erfassen.
  • Anzahlungen, Ratenzahlungen und Teilzahlungen sind als Barumsätze in der Kassa zu erfassen.
  • Eine Zielrechnung (mit Erlagschein ausgegeben), die dennoch bar bezahlt wird, gilt als Barumsatz und muss in der Kassa erfasst und ein Beleg über die empfangene Barzahlung (keine Rechnung im Sinne UStG!) erstellt werden. Der Beleg kann auf die Nummer der Rechnung verweisen und es ist keine Aufschlüsselung der Umsätze nach Steuersätzen vorzunehmen.
  • Für Zusteller von Nachnahmelieferungen besteht keine Registrierkassenpflicht.
  • Der Zeitpunkt für die Erfassung im Kassensystem ist die Barzahlung und nicht die Erbringung der Lieferung oder Leistung.
  • Mehrere Unternehmer können eine Registrierkasse gemeinsam verwenden, wenn gesonderte Datenerfassungsprotokolle geführt und ab 2017 gesonderte Signaturerstellungseinheiten vorhanden sind.
  • Taxameter müssen den Vorgaben des §131b BAO entsprechen und Belege ausstellen können. Ansonsten sind die Barumsätze in einer eigenen Registrierkasse zu erfassen.
  • Die Rechnungsvorbereitung vor erfolgter Barzahlung (Ausstellung Hotelrechnung am Vorabend der Abreise des Gastes) ist zulässig. Unabhängig davon kann eine Belegausstellung vor Erhalt der Barzahlung nicht erfolgen.
  • Die Tischabrechnung als einzelne zu erfassende Bareinnahme ist möglich; Belegerteilung an nur einen Kunden ist ausreichend.
  • Bei der fortlaufenden Nummerierung des Beleges wird auf  Abschnitt 11.1.6.6 der UStR 2000 verwiesen. Demnach sind auch Buchstaben erlaubt, der Zeitpunkt des Beginnes der laufenden Nummer kann frei gewählt werden und es sind verschiedene Rechnungskreise (pro Filiale, Kassa, …) zulässig.
  • Beispiele für die handelsübliche Bezeichnung sind im Erlass nachzulesen (ebenso  unter wko.at/registrierkassen)
  • Die Verwendung von Schlüsselzahlen anstatt der handelsüblichen Bezeichnung auf den Belegen ist möglich (zB Preislistennummer, Katalognummer, Tarifposten), wenn deren Bestimmung aus dem Beleg oder anderen beim Leistungserbringer vorhanden Unterlagen gewährleistet ist.
  • Ein vereinnahmter Inkassobetrag ist kein Barumsatz. Keine Kassen- und Belegerteilungspflicht.
  • Der Kommissionär, der im eigenen Namen und auf fremde Rechnung bar kassiert, unterliegt mit diesem Barumsatz der Beleg- und Kassenpflicht.
  • Die Erleichterung der „Umsätze im Freien“ kann auch von Unternehmen, die in öffentlich zugänglichen festumschlossenen Räumlichkeiten (Einkaufszentrum, Bahnhofshalle) tätig werden und ihre Tätigkeit nicht in einer eigenen fest umschlossenen Räumlichkeit ausüben, in Anspruch genommen werden (zB offenes Schulbuffet im Schulgebäude).
  • Glückspielautomaten sind von der Kassen- und Belegerteilungsverpflichtung ausgenommen;Wettterminals nicht.
  • Bei Selbstbedienungsgeschäften (selber Blumen pflücken, Selbstbedienung bei Sonntagszeitung) ist die vereinfachte Losungsermittlung zulässig. Keine Kassen- und Belegpflicht.
  • Terminals, die im Lokal aufgestellt und vom Kunden benutzt werden können, gelten nicht als Onlineshops (Bestellterminals in Fastfood-Ketten).
  • mobile Gruppen (Leistungen werden außerhalb der Betriebsstätte – etwa beim Kunden – erbracht): die Nacherfassung mittels Sammelrechnung ist prinzipiell nicht zulässig. Hinweis auf die Pragondurchschrift/-nummer anstatt der einzelnen Beleginhalte ist möglich. Gleich hohe Einzelumsätze (Karussell, Messen, Fremdenführer) können jedoch in einer Summe nacherfasst werden, wenn die vollständige Erfassung gewährleistet ist (Durchnummerierung der ausgestellten Belege). Ebenso wenn der Unternehmer nicht mehr als 20 Waren/Gegenstände im Angebot hat.
  • Taxis fallen nicht unter „Umsätze im Freien“ und nicht unter „mobile Gruppen“.
  • Unternehmer mit mehreren Betriebsstätten können die Umsätze an der jeweils anderen Betriebsstätte nicht als mobile Umsätze deklarieren. Hier muss bei Überschreitung der Umsatzgrenzen in jeder Betriebsstätte ein Kassensystem zur Verfügung stehen.
  • Bei Betriebsaufgabe im Jahr 2016 (z.B: Pensionsantritt) ist die  Anschaffung bzw. Umrüstung einer Registrierkasse nicht notwendig. Es besteht jedoch Belegerteilungsverpflichtung! Ebenso beiBetriebsumstellungen im Jahr 2016 (auf Erlagscheinzahlung), wenn die Umstellung unmittelbare erfolgt und absehbar ist, dass die Barumsatzgrenze von € 7.500 im Jahr 2016 nicht überschritten wird.
  • Im 1. Quartal 2016 ist keine finanzstrafrechtliche Verfolgung bei Nichterfüllung der Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht vorgesehen, ebenso im 2. Quartal 2016, wenn besondere Gründe dafür vorliegen (Lieferprobleme, keine rechtzeitige Einschulung,…).
  • Sofern ein Waagenbon ausgegeben wird, der alle benötigten Informationen (Warenbezeichnung, Einzelpreis) enthält, reicht es wenn der Kassenbon auf diesen Waagenbon verweist (z.B. Angabe der Nummer, bzw. wenn es sich nur um Handelswaren handelt und das Unternehmen über keine Warenwirtschaft verfügt, einfach durch Angabe von z.B. „Feinkost Waage“) und nur die Summe dieser Artikel enthält.